Allereerst is het belangrijk om te weten dat de meeste facilitaire dienstverleners werken volgens een contract. Dit betekent dat je vooraf afspraken maakt over welke diensten er worden geleverd, wanneer ze worden geleverd en tegen welke kosten. Zorg ervoor dat je het contract zorgvuldig leest en begrijpt voordat je het ondertekent. Hieronder volgen enkele zaken die in het contract kunnen worden opgenomen:
- Diensten en frequentie: Het contract moet duidelijk aangeven welke diensten worden geleverd en hoe vaak. Bijvoorbeeld, wordt de vloer dagelijks of wekelijks schoongemaakt? Worden de ramen elke maand gewassen of om de drie maanden? Het is belangrijk dat je precies weet wat je kunt verwachten, zodat je kunt controleren of de dienstverlener zijn afspraken nakomt.
- Kosten en betalingsvoorwaarden: Het contract moet duidelijk aangeven welke kosten je moet betalen en wanneer. Meestal wordt er een vast bedrag per maand afgesproken, maar er kunnen ook andere betalingsvoorwaarden zijn, zoals betaling per uur of per dienst. Zorg ervoor dat je begrijpt hoeveel je moet betalen en wanneer.
- Duur van het contract: Het contract moet aangeven hoelang het geldig is en of het automatisch wordt verlengd. Het is belangrijk om te weten of je het contract op elk moment kunt opzeggen en of er kosten aan verbonden zijn.
- Verzekeringen: Het is belangrijk dat de dienstverlener verzekerd is voor eventuele schade of letsel die tijdens het werk wordt veroorzaakt. Het contract moet aangeven wat er gebeurt als er schade wordt veroorzaakt en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Naast het contract zijn er nog andere dingen waar je op moet letten bij het inhuren van een facilitair dienstverlener. Hieronder vind je enkele tips:
- Ervaring en referenties: Kies een dienstverlener met ervaring in de sector en vraag om referenties. Het is belangrijk om te weten hoe tevreden andere klanten zijn met de diensten van de dienstverlener.
- Kwaliteit van het personeel: De kwaliteit van het personeel dat de diensten levert, is van cruciaal belang. Zorg ervoor dat de dienstverlener goed opgeleid en gekwalificeerd personeel in dienst heeft. Vraag of het personeel een achtergrondcontrole heeft ondergaan en of het in staat is om de taken uit te voeren die van hen worden verwacht.
- Flexibiliteit: Het is belangrijk dat de dienstverlener flexibel is en kan inspelen op jouw veranderende behoeften. Stel vragen over hoe de dienstverlener omgaat met veranderingen in dienstverlening, bijvoorbeeld als er extra werk nodig is of als er een nieuwe taak moet worden toegevoegd.
- Communicatie: Goede communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat de dienstverlener begrijpt wat er van hen wordt verwacht en om eventuele problemen op te lossen. Zorg ervoor dat er duidelijke communicatiekanalen zijn opgezet en dat er regelmatig contact wordt gehouden met de dienstverlener.
- Als je eenmaal een facilitair dienstverlener hebt ingehuurd, zijn er verschillende dingen die je kunt verwachten. Hieronder staan enkele van de belangrijkste diensten die de meeste facilitaire dienstverleners bieden:
- Schoonmaak: Schoonmaak is waarschijnlijk de meest voorkomende dienst die een facilitaire dienstverlener biedt. Dit omvat het schoonmaken van kantoren, sanitair, gemeenschappelijke ruimtes en andere gebieden binnen een gebouw. De frequentie van de schoonmaak hangt af van het contract dat is afgesloten.
- Onderhoud van gebouwen en faciliteiten: Dit omvat het onderhoud van het gebouw en de faciliteiten, zoals verlichting, verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC), liften, trappenhuizen enzovoort. Het doel is om de werkomgeving schoon, veilig en functioneel te houden.
- Catering: Cateringdiensten omvatten het leveren van eten en drinken aan medewerkers en gasten. Dit kan variëren van het leveren van koffie en thee tot het leveren van volledige maaltijden.
- Beveiliging: Beveiligingsdiensten omvatten het waarborgen van de veiligheid van medewerkers, bezoekers en eigendommen. Dit kan omvatten het bewaken van de ingang, het controleren van bezoekers, het bewaken van de parkeerplaats, enzovoort.
- Afvalverwijdering: Afvalverwijdering omvat het ophalen, verwerken en verwijderen van afval. Dit omvat het legen van prullenbakken, het recyclen van materialen en het veilig verwijderen van gevaarlijk afval.
- Groenvoorziening: Groenvoorziening omvat het onderhouden van het groen in en rond het gebouw, zoals het maaien van gras, het snoeien van struiken en het verzorgen van planten en bloemen.
Deze diensten zijn natuurlijk niet allesomvattend en kunnen variëren afhankelijk van de behoeften van een organisatie en het contract dat is afgesloten. Het is belangrijk om te onthouden dat de facilitaire dienstverlener er is om jouw organisatie te ondersteunen
